E-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber: Der vollständige Leitfaden
E-Rechnungen an Behörden und öffentliche Institutionen in Deutschland zu senden, ist seit 2020 Pflicht. Doch die föderale Struktur macht es komplex. Dieser Guide zeigt Ihnen genau, wie es funktioniert.
Überblick: E-Rechnung im öffentlichen Sektor
Seit dem 27. November 2020 sind öffentliche Auftraggeber in Deutschland verpflichtet, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Das bedeutet für Lieferanten:
- Rechnungen müssen in einem strukturierten elektronischen Format eingereicht werden
- XRechnung ist das bevorzugte Format der Bundesverwaltung
- Auch ZUGFeRD 2.2 mit XRechnung-Profil wird akzeptiert
- Jedes Bundesland hat eigene Portale und Prozesse
- Die Leitweg-ID ist für die korrekte Zustellung entscheidend
Föderale Vielfalt: Warum ist es so komplex?
Deutschland ist ein föderaler Staat, und das spiegelt sich auch in der E-Rechnungsinfrastruktur wider. Während die Bundesverwaltung das zentrale OZG-RE Portal nutzt, haben die meisten Bundesländer eigene Systeme entwickelt.
Herausforderungen:
- 16 verschiedene Bundesländer mit unterschiedlichen Systemen
- Unterschiedliche E-Mail-Adressen und Portale
- Teilweise unterschiedliche Formatanforderungen
- Verschiedene Prozesse zur Vergabe von Leitweg-IDs
- Keine einheitliche Benutzeroberfläche
Die gute Nachricht:
Alle Systeme basieren auf dem gleichen technischen Standard (EN 16931) und akzeptieren XRechnung. Mit den richtigen Informationen ist der Versand unkompliziert.
Leitweg-ID: Der Schlüssel zur richtigen Zustellung
Die Leitweg-ID ist eine eindeutige Kennung, die sicherstellt, dass Ihre E-Rechnung beim richtigen Empfänger in der öffentlichen Verwaltung ankommt.
Aufbau der Leitweg-ID:
Die Leitweg-ID besteht aus mehreren Teilen und kann bis zu 53 Zeichen lang sein:
Ländercode (2 Stellen)
z.B. '99' für Bund, '02' für Bayern, '05' für NRW
Organisationskennung
Identifiziert die spezifische Behörde oder Institution
Fachliche Zuordnung
Optional: Weitere Untergliederung innerhalb der Organisation
Wo wird die Leitweg-ID verwendet?
Die Leitweg-ID muss im XRechnung-Feld 'Buyer Reference' (BT-10) eingetragen werden. Dies ist ein Pflichtfeld für Rechnungen an die öffentliche Verwaltung.
Wichtig: Fragen Sie Ihren Auftraggeber nach der korrekten Leitweg-ID, bevor Sie die Rechnung erstellen. Eine falsche ID führt zu Verzögerungen oder Rückweisungen.
Wie erhalte ich eine Leitweg-ID?
Die Vergabe der Leitweg-ID erfolgt unterschiedlich je nach Bundesland:
- Direkt vom Auftraggeber bei Bestellung
- Über zentrale Vergabestellen des Bundeslandes
- Über das Leitweg-ID Portal (leitweg-id.de)
- In einigen Ländern erstellen Behörden ihre eigenen IDs
Einreichungswege: Mehr als nur Portal-Upload
Ein weit verbreiteter Irrtum: Viele glauben, dass E-Rechnungen nur über Web-Portale hochgeladen werden können. Das stimmt nicht!
1. E-Mail-Versand
EmpfohlenDie meisten Bundesländer und die Bundesverwaltung akzeptieren E-Rechnungen per E-Mail. Sie können sich ein Konto einrichten und dann E-Rechnungen direkt per E-Mail versenden.
2. Portal-Upload
Klassischer Weg: Einloggen im Portal und Datei hochladen. Für Einzelrechnungen geeignet, aber bei größeren Mengen umständlich.
3. PEPPOL-Netzwerk
Für Unternehmen mit vielen Rechnungen an verschiedene öffentliche Auftraggeber. Erfordert einen PEPPOL Access Point Provider.
4. Webformular
Manuelle Eingabe im Browser. Nur für Gelegenheitsnutzer sinnvoll, da sehr zeitaufwendig.
E-Mail-Versand einrichten:
- 1Konto im jeweiligen Portal erstellen
- 2E-Mail-Funktion aktivieren
- 3Dedizierte E-Mail-Adresse erhalten (z.B. ihre-firma@ozg-re.de)
- 4XML oder ZUGFeRD-Datei als Anhang per E-Mail senden
- 5Automatische Bestätigung erhalten
Hinweis: Dieser Weg ist besonders praktisch, da er sich gut in bestehende Workflows integrieren lässt und automatisiert werden kann.
Akzeptierte Formate: Was nehmen Behörden an?
Alle öffentlichen Auftraggeber in Deutschland müssen laut EU-Norm EN 16931 konforme Formate akzeptieren. In der Praxis bedeutet das:
Primärformat: XRechnung
XRechnung ist das bevorzugte Format der deutschen Verwaltung. Es ist ein rein XML-basiertes Format, das speziell für den deutschen Markt entwickelt wurde.
Aktuelle Version: XRechnung 3.0.1
- Rein XML-basiert, kein PDF
- Erfüllt EN 16931 Standard
- Enthält alle Pflichtfelder nach § 14 UStG
- Maschinenlesbar und automatisch verarbeitbar
- Von allen Bundesländern akzeptiert
Alternative: ZUGFeRD 2.2
ZUGFeRD 2.2 mit XRechnung-Profil wird ebenfalls akzeptiert. Es bietet den Vorteil eines hybriden Formats (PDF + XML).
- Hybrid: PDF/A-3 mit eingebettetem XML
- Menschenlesbar (PDF) und maschinenlesbar (XML)
- XRechnung-Profil erfüllt EN 16931
- Vom Bundesfinanzministerium offiziell bestätigt
- Besonders praktisch für Unternehmen mit bestehenden PDF-Prozessen
Nicht akzeptiert:
- Einfache PDF-Dateien ohne eingebettetes XML
- Gescannte Rechnungen
- Word- oder Excel-Dokumente
- ZUGFeRD 1.0 (veraltet, nicht EN 16931 konform)
- Proprietäre Formate ohne EN 16931 Konformität
Bundesländer im Überblick: Portale, E-Mails & Formate
Eine vollständige Übersicht aller 16 Bundesländer mit ihren E-Rechnungsportalen, Kontakt-E-Mails und akzeptierten Formaten.
| Bundesland | Portal-Website | E-Mail-Kontakt | Leitweg-ID Vergabe | Akzeptierte Formate |
|---|---|---|---|---|
| Bundesverwaltung | e-rechnung-bund.de | Portalfunktion verfügbar | Vom Auftraggeber | XRechnung, ZUGFeRD 2.2 |
| Baden-Württemberg | service-bw.de/erechnung | service-bw@im.bwl.de | Serviceportal BW | XRechnung, ZUGFeRD 2.2 |
| Bayern | e-rechnung.bayern.de | Portalfunktion verfügbar | Dezentral (jede Behörde) | XRechnung, ZUGFeRD 2.2 |
| Berlin | berlin.de/e-rechnung | leitweg-id@senfin.berlin.de | Senatsverwaltung für Finanzen | XRechnung, ZUGFeRD 2.2 |
| Brandenburg | mdfe.brandenburg.de (E-Rechnung) | E-Rechnung@MDFE.Brandenburg.de | Ministerium für Finanzen | XRechnung, ZUGFeRD 2.2 |
| Bremen | e-rechnung.bremen.de | zerika@finanzen.bremen.de | Senator für Finanzen | XRechnung, ZUGFeRD 2.2 |
| Hamburg | KASSE.Hamburg | leitwegid@22222.hamburg.de | FL DRiVe | XRechnung, ZUGFeRD 2.2 |
| Hessen | erechnung.hessen.de | Portalfunktion verfügbar | Nicht erforderlich / Vom Auftraggeber | XRechnung, ZUGFeRD 2.2 |
| Mecklenburg-Vorpommern | ego-mv.de (E-Rechnung) | business-service@ego-mv.de | Zweckverband eGo-MV | XRechnung, ZUGFeRD 2.2 |
| Niedersachsen | rechnung.niedersachsen.de | Portalfunktion verfügbar | Vom Auftraggeber | XRechnung, ZUGFeRD 2.2 |
| Nordrhein-Westfalen | vergabe.nrw.de/wirtschaft/e-rechnung-nrw | Portalfunktion verfügbar | Vom Auftraggeber | XRechnung, ZUGFeRD 2.2 |
| Rheinland-Pfalz | e-rechnung.service.rlp.de | Portalfunktion verfügbar | Vom Auftraggeber | XRechnung, ZUGFeRD 2.2 |
| Saarland | e-rechnung.ego-saar.de | Portalfunktion verfügbar | Vom Auftraggeber | XRechnung, ZUGFeRD 2.2 |
| Sachsen | egovernment.sachsen.de/e-rechnung | e-rechnung@fs.sachsen.de | Projektbüro E-Rechnung | XRechnung, ZUGFeRD 2.2 |
| Sachsen-Anhalt | mid.sachsen-anhalt.de/digitales/e-rechnung | leitstelle.erechnung@sachsen-anhalt.de | Ministerium für Infrastruktur | XRechnung, ZUGFeRD 2.2 |
| Schleswig-Holstein | serviceportal.schleswig-holstein.de (XRECHNUNG) | xrechnung@fimi.landsh.de | Finanzministerium SH | XRechnung, ZUGFeRD 2.2 |
| Thüringen | verwaltung.thueringen.de/unternehmen | erechnung@tfm.thueringen.de | Finanzministerium Thüringen | XRechnung, ZUGFeRD 2.2 |
Alle Angaben Stand Februar 2025. Bitte prüfen Sie die aktuellen Kontaktdaten auf den jeweiligen Webseiten.
Praktische Tipps für den erfolgreichen Versand
1. Leitweg-ID frühzeitig klären
Fragen Sie bereits bei Auftragserteilung nach der Leitweg-ID. So vermeiden Sie Verzögerungen bei der Rechnungsstellung.
2. E-Mail-Versand nutzen
Richten Sie sich einmalig ein Konto ein und versenden Sie dann bequem per E-Mail. Das spart Zeit und lässt sich automatisieren.
3. Validierung vor dem Versand
Nutzen Sie Validierungstools, um sicherzustellen, dass Ihre Rechnung alle Pflichtfelder enthält und dem Standard entspricht. Das verhindert Rückweisungen.
4. ZUGFeRD für Flexibilität
Wenn Sie bereits PDF-Rechnungen erzeugen, nutzen Sie ZUGFeRD 2.2. So können Sie Ihre bestehenden Prozesse beibehalten und sind trotzdem konform.
5. Dokumentation aufbewahren
Speichern Sie Versandbestätigungen und die Original-Rechnungsdateien für 8 Jahre GoBD-konform.
6. Testversand durchführen
Vor der ersten 'echten' Rechnung: Testen Sie den Prozess mit einer Testrechnung, um Probleme frühzeitig zu erkennen.
Häufige Fehler vermeiden
Fehlende oder falsche Leitweg-ID
Problem: Die Rechnung kommt nicht an oder wird abgelehnt.
Lösung: Immer beim Auftraggeber nachfragen und sorgfältig übertragen.
Falsches Format
Problem: Einfache PDFs werden nicht akzeptiert.
Lösung: Nur XRechnung oder ZUGFeRD 2.2 verwenden.
Fehlende Pflichtfelder
Problem: Rechnung wird wegen Unvollständigkeit zurückgewiesen.
Lösung: Validierung nutzen und alle § 14 UStG Felder prüfen.
Falsche Version
Problem: Veraltete Formate (z.B. ZUGFeRD 1.0) werden nicht mehr akzeptiert.
Lösung: Mindestens ZUGFeRD 2.2 oder XRechnung 3.0 verwenden.
Portal statt E-Mail
Problem: Umständlicher Upload bei jeder Rechnung.
Lösung: E-Mail-Funktion aktivieren und automatisieren.
Unsere Lösung: Einfach E-Rechnungen an Behörden senden
Mit RechnungsAPI.de erstellen Sie konforme E-Rechnungen für alle Bundesländer und die Bundesverwaltung – automatisch validiert und sofort versandbereit.
XRechnung & ZUGFeRD 2.2
Beide Formate werden vollständig unterstützt. Sie wählen, was für Sie passt.
Automatische Validierung
Alle Pflichtfelder nach § 14 UStG und EN 16931 werden automatisch geprüft.
Leitweg-ID Integration
Die Leitweg-ID wird korrekt im Buyer Reference Feld platziert.
E-Mail-ready
Perfekt für den E-Mail-Versand an Portal-Adressen vorbereitet.
GoBD-konforme Archivierung
Optional: Automatische Archivierung für 8 Jahre.
Alle Bundesländer
Funktioniert mit allen 16 Bundesländern und der Bundesverwaltung.
So einfach geht's:
- 11. Rechnungsdaten per API senden (inkl. Leitweg-ID)
- 22. Automatische Validierung und Format-Erstellung
- 33. XRechnung oder ZUGFeRD 2.2 erhalten
- 44. Per E-Mail an das entsprechende Portal senden
- 55. Bestätigung erhalten – fertig!
Ausblick: Was bringt die Zukunft?
Die E-Rechnungslandschaft in Deutschland entwickelt sich weiter. Wichtige Entwicklungen:
Vereinheitlichung durch ViDA
Ab 2030 wird die EU-weite ViDA-Richtlinie eine stärkere Harmonisierung bringen. Zentrale Hubs für alle EU-Länder sind geplant.
B2B-Pflicht ab 2025
Ab Januar 2025 beginnt die schrittweise Einführung der E-Rechnungspflicht auch im B2B-Bereich. Die gleichen Formate (XRechnung, ZUGFeRD) werden relevant.
Mehr Automatisierung
Die Portale werden zunehmend API-Schnittstellen anbieten, um den automatisierten Versand ohne manuelle Schritte zu ermöglichen.
PEPPOL-Ausbau
Das PEPPOL-Netzwerk wird weiter ausgebaut und könnte mittelfristig das dominierende System für B2G und B2B werden.
Empfehlung: Investieren Sie in Lösungen, die auf offenen Standards basieren (EN 16931, XRechnung, ZUGFeRD). Diese sind zukunftssicher und werden auch nach ViDA relevant bleiben.
Fazit: Komplexität beherrschbar machen
E-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber zu senden, mag auf den ersten Blick komplex erscheinen. Mit dem richtigen Wissen und den passenden Tools ist es jedoch gut handhabbar.
Key Takeaways:
- Alle Bundesländer akzeptieren XRechnung und ZUGFeRD 2.2
- Die Leitweg-ID ist entscheidend für die korrekte Zustellung
- E-Mail-Versand ist oft einfacher als Portal-Upload
- Validierung vor dem Versand spart Zeit und Ärger
- Investitionen in EN 16931-konforme Lösungen sind zukunftssicher
Wenn Sie regelmäßig Rechnungen an öffentliche Auftraggeber stellen, lohnt sich die Automatisierung. Unsere API nimmt Ihnen die technische Komplexität ab und sorgt dafür, dass Ihre Rechnungen immer konform sind – egal an welches Bundesland Sie liefern.
E-Rechnungen an Behörden – ganz einfach
Erstellen Sie konforme XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen für alle Bundesländer. Automatisch validiert, sofort versandbereit.