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17. Februar 202510 Min. Lesezeit

PDF-Aufbewahrung: Muss das Original gespeichert werden?

Ein Leitfaden für Unternehmen mit Legacy Systemen.

Die zentrale Frage

In diesem Beitrag analysieren wir die rechtlichen Rahmenbedingungen nach GoBD, § 14 UStG und der Abgabenordnung (AO). Die gute Nachricht: Eine Regeneration ist unter bestimmten Voraussetzungen rechtlich zulässig.

Das Problem mit Legacy-Systemen

Viele Unternehmen stehen vor einer Herausforderung: Historisch gewachsene Systeme wie Bank-Mainframes erzeugen Rechnungen in proprietären Druckformaten (z.B. Beta93). Die PDFs werden erst später außerhalb des Systems generiert.

Typisches Szenario

  • Rechnung wird im Mainframe im Beta93-Format erstellt
  • PDF wird in einem nachgelagerten System aus dem Beta93-Format erzeugt
  • PDF wird an den Empfänger verschickt
  • Frage: Muss dieses konkrete PDF gespeichert werden oder kann es jederzeit aus Beta93 regeneriert werden?

Rechtliche Grundlagen

1. GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung)

Die GoBD regeln die Anforderungen an die elektronische Buchführung und Archivierung. Ein zentraler Punkt ist die Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit.

Kernaussage (Randziffer 76c):

"Bei Nutzung eines Fakturierungsprogramms muss eine bildliche Kopie (z.B. PDF) der ausgehenden Rechnung nicht gespeichert oder aufbewahrt werden, wenn jederzeit auf Anforderung ein identisch gleiches Duplikat der ausgehenden Rechnung erstellt werden kann."

Voraussetzungen für die Regeneration

  • Das Quellsystem (Beta93) muss unveränderbar archiviert sein
  • Die Regenerierung muss zu einem identisch gleichen PDF führen
  • Der Prozess muss dokumentiert und nachvollziehbar sein
  • Die Unveränderbarkeit der Quelldaten muss technisch sichergestellt sein

2. § 14 UStG (Umsatzsteuergesetz)

Das Umsatzsteuergesetz fordert die Aufbewahrung von Rechnungen, macht aber keine strikten Vorgaben zum Format - solange die Rechnung lesbar und nachprüfbar ist.

Entscheidend ist:

  • Die Rechnung muss 8 Jahre aufbewahrt werden
  • Sie muss lesbar, vollständig und unverändert zur Verfügung stehen (oder als identisches Duplikat regenerierbar sein)
  • Inhaltliche Übereinstimmung ist wichtiger als Bit-für-Bit-Identität

Die PDF-Regeneration aus Beta93 ist zulässig, wenn garantiert wird, dass der Inhalt identisch ist und jederzeit reproduziert werden kann.

3. Abgabenordnung (§ 146 und § 147 AO)

Die Abgabenordnung regelt die allgemeinen Aufbewahrungsfristen und -pflichten für steuerlich relevante Unterlagen.

Lösung für Legacy-Systeme:

  • Das Beta93-Quellformat muss GoBD-konform archiviert werden (Unveränderbarkeit, Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit)
  • PDFs können bei Bedarf aus diesem Quellformat regeneriert werden (z.B. bei Betriebsprüfung)
  • Die Regenerierung muss dokumentiert sein und immer zum gleichen Ergebnis führen
  • Eine Prüfung der Identität (Checksummen, Feldvergleiche) sollte technisch sichergestellt sein

Praktische Umsetzung

Schritte zur rechtskonformen Implementierung

1. Beta93-Archivierung

Implementieren Sie ein unveränderliches Archivierungssystem für alle Beta93-Druckdaten mit Versionierung und Zeitstempeln.

2. PDF-Regenerationsprozess

Entwickeln Sie einen deterministischen Prozess zur PDF-Generierung aus Beta93-Daten, der immer das gleiche Ergebnis liefert.

3. Validierung & Nachweisführung

Implementieren Sie automatische Vergleichsverfahren (Checksummen, Feldvergleiche) und dokumentieren Sie den gesamten Prozess.

4. Audit-Trail

Führen Sie ein vollständiges Audit-Log über alle Regenerierungen mit Zeitstempel, Benutzer und Validierungsergebnissen.

Praxisbeispiel: Banken-Kontoauszug

Eine Bank erzeugt Kontoauszüge im Beta93-Format auf dem Mainframe. Kunden erhalten PDFs per E-Mail, die aus dem Beta93-Format generiert werden.

Rechtskonforme Lösung:

  • Beta93-Daten werden unveränderbar im DMS archiviert (GoBD-konform)
  • PDFs werden bei Bedarf aus Beta93 regeneriert (deterministischer Prozess)
  • Automatische Validierung stellt inhaltliche Identität sicher (Checksummen-Vergleich)
  • Audit-Log dokumentiert alle Regenerierungen für Betriebsprüfungen

Ergebnis: Speicherplatz wird optimiert, rechtliche Anforderungen sind erfüllt.

Risiken bei fehlerhafter Umsetzung

Nicht-deterministische Regenerierung

Wenn die PDF-Erzeugung nicht immer zum gleichen Ergebnis führt, ist die Archivierung nicht GoBD-konform.

Fehlende Unveränderbarkeit

Beta93-Daten müssen unveränderbar archiviert sein. Nachträgliche Änderungen gefährden die Compliance.

Fehlende Dokumentation

Ohne dokumentierten Prozess und Audit-Trail drohen Probleme bei Betriebsprüfungen.

Inhaltliche Abweichungen

Wenn das regenerierte PDF inhaltlich vom Original abweicht, liegt ein Verstoß gegen § 14 UStG vor.

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Fazit

Die Regeneration von PDFs aus Legacy-Formaten wie Beta93 ist rechtlich zulässig, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind:

  • Beta93-Quelldaten müssen unveränderbar archiviert werden (GoBD)
  • Die Regenerierung muss deterministisch und nachvollziehbar sein
  • Inhaltliche Identität muss technisch garantiert werden
  • Der gesamte Prozess muss dokumentiert und auditierbar sein

Mit der richtigen technischen Umsetzung können Unternehmen Speicherplatz optimieren und gleichzeitig alle rechtlichen Anforderungen erfüllen.