Praxisfall Bank: Mainframe-System & E-Rechnungspflicht
Wie eine Bank mit Legacy-Systemen ohne kostspielige Modernisierung e-rechnungskonform wurde – durch den strategischen Einsatz von ZUGFeRD.
Der Ausgangspunkt: Legacy-Systeme treffen auf neue Anforderungen
Eine große deutsche Bank stand vor einer typischen Herausforderung: Ihre Wertpapierabrechnungen wurden von einem älteren Mainframe-System generiert. Diese Dokumente enthielten umsatzsteuerrelevante Informationen und stellten rechtlich Rechnungen dar.
Mit der EinfĂĽhrung der verpflichtenden E-Rechnung forderten institutionelle Kunden und Unternehmen zunehmend diese Dokumente als strukturierte E-Rechnungen fĂĽr ihre automatisierte Rechnungsbearbeitung an.
Eine Modernisierung des Mainframe-Systems wäre extrem komplex und kostspielig gewesen – zu einer Zeit, in der der Kostendruck in der Finanzbranche besonders hoch ist.
Die Lösung: ZUGFeRD als Brückentechnologie
Nach gründlicher Analyse entwickelten wir eine pragmatische Lösung, die das bestehende System nutzt und gleichzeitig vollständig e-rechnungskonform ist.
Unser Ansatz:
1. Bestehende PDFs beibehalten
Die vom Mainframe generierten PDF-Dokumente bleiben unverändert. Sie sind bewährt, systemgetestet und werden weiterhin generiert.
2. Strukturierte Daten extrahieren
Das Mainframe-System kann CSV- oder JSON-Exporte bereitstellen, die alle relevanten Rechnungsinformationen enthalten.
3. XML-Rechnungsdaten generieren
Aus den exportierten Daten erstellen wir automatisch eine vollständig konforme XML-Rechnung nach EN 16931 Standard.
4. ZUGFeRD-Hybrid erstellen
Das XML wird in das bestehende PDF eingebettet, wodurch ein vollständiges ZUGFeRD-Dokument entsteht.
5. Disclaimer auf dem PDF
Ein Hinweis wird auf dem PDF platziert, der besagt, dass bei Abweichungen zwischen PDF und XML die XML-Daten rechtlich bindend sind.
Rechtsgrundlage: XML ist maĂźgeblich
Bei Hybridformaten wie ZUGFeRD können PDF und XML nicht zu 100% identisch sein. Die rechtliche Behandlung ist klar geregelt:
Nach GoBD 2025:
- Die XML-Komponente einer strukturierten E-Rechnung ist das rechtlich relevante Element fĂĽr die Archivierung
- Das PDF muss nicht separat gespeichert werden, wenn aus dem XML eine lesbare Darstellung generiert werden kann
- Das Originalformat muss immer archiviert werden
- Auch bei interner Konvertierung muss das Original im Archiv verbleiben
Der Disclaimer auf dem PDF
Zur rechtlichen Klarstellung wird folgender Hinweis auf dem PDF-Dokument platziert:
"Dieses Dokument enthält eine eingebettete elektronische Rechnung im XML-Format. Bei Abweichungen zwischen dieser PDF-Darstellung und den eingebetteten XML-Daten sind die XML-Daten gemäß § 14 UStG und GoBD rechtlich bindend und maßgeblich für steuerliche Zwecke."
Um Missverständnisse zu vermeiden, bieten wir unseren Kunden die Möglichkeit, die XML-Daten jederzeit zu extrahieren und zu visualisieren. So können sie genau sehen, welche Daten steuerlich relevant sind.
Implementierung und Qualitätssicherung
Bei der Implementierung legten wir besonderen Wert auf Datenqualität und rechtliche Konformität.
Das Problem mit der XML-Qualität
In der Praxis ist das Bild alarmierend: Branchenexperten schätzen, dass bis zu 80% der derzeit im Umlauf befindlichen XML-Rechnungen Fehler enthalten. Die Gründe sind vielfältig:
- •Hauseigene Entwicklungen ohne ausreichende Validierung
- •Manuelle Erstellung in Texteditoren mit Syntaxfehlern
- •Unvollständige Implementierung der EN 16931 Spezifikation
- •Fehlende oder falsche Pflichtfelder gemäß § 14 UStG
Unsere Validierungslösung
Um diese Probleme zu vermeiden, implementierten wir mehrere Validierungsebenen:
1. Syntax-Check
ĂśberprĂĽfung der XML-Struktur auf technische Korrektheit
2. EN 16931 Konformität
Validierung gegen den europäischen Standard für elektronische Rechnungen
3. § 14 UStG Pflichtfelder
Automatische PrĂĽfung, ob alle vom deutschen Umsatzsteuergesetz geforderten Felder vorhanden sind:
- ✓Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
- ✓Vollständiger Name und Anschrift des Empfängers
- âś“Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- âś“Ausstellungsdatum
- âś“Fortlaufende Rechnungsnummer
- ✓Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung
- âś“Liefer- oder Leistungsdatum
- âś“Entgelt und angewendeter Steuersatz
- âś“Steuerbetrag
4. Plausibilitätsprüfungen
Logische Überprüfung (z.B. Summen, Steuerbeträge, Daten)
GoBD-konforme Archivierung
Alle generierten ZUGFeRD-Dokumente werden automatisch GoBD-konform archiviert. Das bedeutet:
- Unveränderliche Speicherung für 8 Jahre
- Vollständige Prüfpfade
- Jederzeit maschinenlesbar
- Zugriffskontrolle und Audit-Log
- Originalformat wird erhalten
Ergebnis: Kosteneffizient und zukunftssicher
Die Lösung brachte der Bank erhebliche Vorteile:
Minimale Kosten
Keine komplexe Mainframe-Modernisierung notwendig. Stattdessen eine schlanke Middleware-Lösung, die mit bestehenden Datenexporten arbeitet.
Schnelle Implementierung
Umsetzung innerhalb von Wochen statt monatelanger GroĂźprojekte.
Vollständige Konformität
E-rechnungskonform nach deutschem Recht und vorbereitet fĂĽr ViDA.
Qualitätssicherung
Automatische Validierung verhindert fehlerhafte Rechnungen und nachfolgende Reklamationen.
Kundenzufriedenheit
Institutionelle und Unternehmenskunden können die Dokumente nahtlos in ihre automatisierte Buchhaltungsprozesse integrieren.
Zukunftssicher
Basierend auf EN 16931, dem europäischen Standard, der auch für ViDA verwendet wird.
Erfolgsfaktor: Datenexport
Der Schlüssel zum Erfolg war die Bereitstellung strukturierter Daten (CSV/JSON) aus dem Mainframe-System. Ohne dies hätten wir keine hochwertigen XML-Rechnungen generieren können.
Ausblick: Brückenlösung mit Perspektive
Diese Lösung ist bewusst als Übergangslösung konzipiert. Sie ermöglicht es der Bank, rechtliche Anforderungen zu erfüllen, ohne sofort große Investitionen tätigen zu müssen.
Langfristig empfehlen wir jedoch die Migration zu einer modernen, vollständig digitalen Lösung. Wir arbeiten derzeit an 'finbc one.finance' – unserer kommenden Plattform für ganzheitliches Finanzmanagement, die genau diese Lücke schließen wird.
ViDA-Vorbereitung
Mit dem kommenden ViDA-Regime wird die Echtzeitübertragung von Rechnungsdaten an zentrale EU-Hubs verpflichtend. Die aktuelle Lösung erstellt bereits die dafür erforderlichen strukturierten Daten.
Fehlinvestitionen vermeiden
Angesichts der bevorstehenden ViDA-Änderungen macht es Sinn, nicht in teure proprietäre Systeme zu investieren, die in einigen Jahren möglicherweise angepasst werden müssen. Unsere schlanke ZUGFeRD-Lösung ist kosteneffizient und flexibel genug, um mit regulatorischen Änderungen zu wachsen.
Fazit: Pragmatismus schlägt Perfektion
Dieser Fall zeigt eindrucksvoll, dass E-Rechnungs-Compliance nicht immer Großprojekte erfordert. Mit cleveren Brückenlösungen können auch Legacy-Systeme zukunftsfähig gemacht werden.
Wichtigste Erkenntnisse:
- Legacy-Systeme mĂĽssen nicht sofort ersetzt werden
- ZUGFeRD bietet die notwendige Flexibilität für Übergangslösungen
- Validierung und Qualitätssicherung sind entscheidend
- Strukturierte Datenexporte sind der SchlĂĽssel
- Die Lösung muss mit ViDA wachsen können
Wenn Sie vor ähnlichen Herausforderungen stehen – ob in der Bankenbranche oder anderen Branchen mit Legacy-Systemen – sprechen Sie mit uns. Wir finden gemeinsam eine pragmatische und kosteneffiziente Lösung.
Machen Sie Ihr Legacy-System e-rechnungskonform
Haben Sie auch ein älteres System, das E-Rechnungen generieren muss? Lassen Sie uns über eine maßgeschneiderte Lösung sprechen.